Приложение

УТВЕРЖДЕН

решением Пелымской поселковой территориальной избирательной комиссии и

от 20 мая 2012 г. №16/1

ПОРЯДОК
ведения делопроизводства в Пелымской поселковой

территориальной избирательной комиссии

# 1. Общие положения

1.1. Порядок ведения делопроизводства в территориальной избирательной комиссии (далее – Порядок) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в территориальной избирательной комиссии (далее – территориальная комиссия).

Порядок разработан на основании федеральных законов
«Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», законов Свердловской области, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76, постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, Избирательной комиссии Свердловской области, примерного регламента территориальной комиссии, с использованием ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с правилами, установленными постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти». Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, обращающихся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации осуществляется в соответствии с Положением о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации и правовыми актами ЦИК России.

1.2. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Порядком, обязательны для членов территориальной комиссии, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.

1.3. Ведение делопроизводства территориальной комиссии осуществляет председатель (секретарь) территориальной комиссии.

1.4. Делопроизводство в территориальной комиссии осуществляется с использованием программного изделия «Дело» подсистемы автоматизации административной деятельности Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», входящей в состав специального программного обеспечения (далее – ПИ «Дело»).

Доступ к ПИ «Дело» осуществляется в соответствии с распоряжением председателя территориальной комиссии.

Работа с документами территориальной комиссии основывается на принципе однократной регистрации документа.

1.8. В Порядке используются следующие понятия:

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

внутренний документ – документ, подготовленный в территориальной комиссии, не выходящий за ее пределы;

входящий документ – документ, поступивший в территориальную комиссию;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

докладная записка – внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот территориальной комиссии;

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

исходящий документ – документ, отправляемый из территориальной комиссии;

контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в территориальной комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

нормативные документы – совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

письменное обращение гражданина – направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба;

письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

поручение – документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;

регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

регистрационная форма – система регистрации, используемая в территориальной комиссии при регистрации документов (в ПИ «Дело»);

реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа;

срок исполнения документа – срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;

указания по исполнению документа – реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;

учет документов – фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;

формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленная на бумажном носителе.

# 2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1. Документы в территориальную комиссию доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской или специальной связью, нарочным или передаются на личном приеме граждан председателю (заместителю председателя, секретарю, членам) территориальной комиссии.

Документы могут поступать в территориальную комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы» средствами электронной почты ПИ «Дело», на официальный почтовый ящик территориальной комиссии в сети Интернет и по факсимильной связи.

2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производятся председателем (секретарем) территориальной комиссии или ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ «Дело» (приложение № 1) системы регистрации документов ежедневно в часы работы территориальной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем территориальной комиссии либо определяется решением территориальной комиссии.

2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации (приложение № 2).

2.4. При вскрытии конвертов, поступающих фельдъегерской или специальной связью, по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, председателем (секретарем) территориальной комиссии или ответственным за ведение делопроизводства составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 3). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».

2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов, либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.

2.7. Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие по почте либо нарочным, принимаются ответственным за организацию торгов, не вскрываются и учитываются в журнале.

2.8. Пакеты с пометкой «Лично» учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.

2.9. При регистрации поступившего документа в регистрационной форме обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.

Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. При необходимости указывается время регистрации (часы и минуты). На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

Нумерация поступивших документов осуществляется в пределах календарного года.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в регистрационной форме делается соответствующая ссылка.

К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения, которая передается ответственному за его исполнение.

2.10. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем территориальной комиссии, затем после перенесения указания по исполнению документа в регистрационные формы передаются исполнителям.

2.11. Исполненные документы списываются в дело председателем (секретарем) территориальной комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы оформляются на бланках установленной формы, изготовленных типографским или компьютерным способом (приложение № 4).

В территориальной комиссии могут быть установлены следующие виды бланков:

бланк протокола заседания территориальной комиссии;

бланк решения территориальной комиссии;

бланк распоряжения территориальной комиссии;

общий бланк территориальной комиссии (для подготовки любого вида документа, кроме письма);

бланк письма территориальной комиссии.

3.2. На бланках документов помещается малый герб Свердловской области.

3.3. Контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется председателем (секретарем) территориальной комиссии.

3.4. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение № 5).

3.5. При подготовке и оформлении документов члены территориальной комиссии, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов документов, изложенные ниже.

3.5.1. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта – дата события.

Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например:

17.01.2012

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

17 января 2011 г.

3.5.2. Регистрационный номер документа.

Например, для входящих и исходящих документов – это индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.5.3. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.5.4. Адресат.

Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу.

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются
в именительном падеже, например:

Государственный архив Свердловской области
Отдел комплектования

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:

ОАО «Мобильные ТелеСистемы»

Заведующему отделом

А.В. Александрову

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Председателю Избирательной комиссии Свердловской области

В.Д. Мостовщикову

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Центральная избирательная комиссия

Российской Федерации

Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221
«Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи».

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Председателям участковых

избирательных комиссий

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение № 6), который подписывается председателем территориальной комиссии.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Агеевой А.И.

ул. Космонавтов, д. 42, г. Полысаево,

Кемеровская область, 652560

3.5.5. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек и прописными буквами и на следующей строке – наименование должности, подпись, инициалы
и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения,
например:

УТВЕРЖДАЮ

председатель Нижнереченской районной территориальной комиссии

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

При утверждении документа протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек и прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

решением Нижнереченской районной

территориальной избирательной комиссии

от 15 февраля 2011 г. № 28/35

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.
В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

3.5.6. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем территориальной комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлены на отдельном листе формата
А6 (105x147), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости – содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Сизову А.Ю.

Григорьеву В.С.

Прошу рассмотреть и дать ответ

к 15.02.2011

Личная подпись

Дата

3.5.7. Заголовок к тексту документа (наименование документа).

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

«о чем (о ком)?», например:

Распоряжение
О создании Экспертной комиссии

«чего (кого)?», например:

Регламент
территориальной избирательной комиссии

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Документы, оформленные на бланках формата А5, указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма – от границы левого поля.

3.5.8. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или
соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей.
В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение – распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, ЦИК России, Избирательной комиссией Свердловской области, ранее изданных территориальной комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа («Просим направить информацию...», «Направляем на заключение проект...» и др.);

от 3-го лица единственного числа («территориальная комиссия не считает возможным...», «территориальная комиссия предлагает рассмотреть возможность...»).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. 3.5.9. Отметка о наличии приложений.

Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 15 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: | 1. | Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.
| 2. | Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: | письмо Энской городской территориальной комиссии от 15.11.2010 № 01–21/450 и приложение к нему, всего на 12 л.

В решениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

«Разработать и представить проект плана по форме, указанной
в приложении № 1».

Если в документе, к которому относится приложение, оно
не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится, например:

Приложение
к решению Нижнереченской районной территориальной избирательной комиссии
от 11 января 2011 г. № 11/25

Приложение
к распоряжению Нижнереченской районной

территориальной избирательной комиссии

от 15 марта 2010 г. № 27

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение № 1, приложение № 2 и так далее.

3.5.10. Подпись должностного лица.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке территориальной комиссии (за исключением распоряжения и решения), то реквизит включает краткое наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Председатель | личная подпись | инициалы, фамилия

Если оформляется решение территориальной комиссии то реквизит включает полное наименование должностей, например:

Председатель Нижнереченской районной территориальной избирательной комиссии | личная подпись | инициалы, фамилия

Секретарь Нижнереченской районной территориальной избирательной комиссии | личная подпись | инициалы, фамилия

Если оформляется распоряжение председателя территориальной комиссии то реквизит включает полное наименование должности, например:

Председатель Нижнереченской районной территориальной избирательной комиссии | личная подпись | инициалы, фамилия

Допускается написание краткого наименования должности в случае оформления решения или распоряжения на одном листе и отсутствия места для размещения полного наименования должности.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Заместитель председателя Нижнереченской районной территориальной избирательной комиссии | личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель личная подпись инициалы, фамилия

Главный бухгалтер личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне.
Например:

## Глава муниципального образования

Председатель Нижнереченской районной территориальной избирательной комиссии

## личная подпись инициалы, фамилия

личная подпись инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии личная подпись инициалы, фамилия

Члены комиссии личная подпись инициалы, фамилия

личная подпись инициалы, фамилия

3.5.11. Гриф согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек
и прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Руководитель аппарата

Администрации муниципального образования

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то согласование оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

протокол заседания

экспертной комиссии

Нижнереченской районной территориальной комиссии

от 05 февраля 2011 г. № 16

или:

СОГЛАСОВАНО

письмо Облархива

от 05 марта 2011 г. № 4-15/46

Гриф согласования располагается под реквизитом «Подпись» в левом нижнем поле документа.

3.5.12. Виза.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой.
Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:

Заведующий правовым отделом

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Заведующий правовым отделом

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются
и прилагаются к документу.

Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.

Если подлинник документа остается в территориальной комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из территориальной комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

3.5.13. Оттиск печати.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

3.5.14. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении копии – заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию,
его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

Верно

Председатель территориальной комиссии

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

При необходимости при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования, результатах выборов).

Отметка о заверении копии может быть дополнена указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой о заверении копии каждый лист копии документа.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.

3.5.15. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

В.Л. Зубарев
(499) 356-85-31

3.5.16. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату
и номер имеющегося документа об исполнении, слова «В дело», номер дела,
в котором будет храниться документ, дату, подпись председателя территориальной комиссии.

3.5.17. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

Идентификатор (имя файла на машиночитаемом носителе) электронной копии документа (колонтитул) может проставляться в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта 8 пунктов, например:

К0305298

# 4. Организация работы с исходящими (отправляемыми) документами

4.1. Исходящие документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями настоящего Порядка.

4.2. Отправка документов из территориальной комиссии осуществляется почтой, по телеграфу, каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты ПИ «Дело», каналам факсимильной связи, сети Интернет или нарочным.

4.3. При оформлении писем и телеграмм указывается полный почтовый (включая индекс) адрес организации или гражданина.

4.4. Исходящие письма направляются за подписью председателя территориальной комиссии, в его отсутствие – за подписью заместителя председателя или иного члена территориальной комиссии, исполняющего обязанности председателя, на бланке письма.

4.5. Подписанные письма и телеграммы регистрируются в ПИ «Дело».

Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

4.6. С использованием ПИ «Дело» документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.

При регистрации исходящего документа в регистрационной форме обязательно указываются следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, а также кем он подписан.

4.7. Отправка исходящих документов в Центральную избирательную комиссию Российской Федерации, Избирательную комиссию Свердловской области по каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты ПИ «Дело» осуществляется системным администратором территориальной избирательной комиссии, ответственным за ведение делопроизводства по распоряжению председателя территориальной комиссии.

Документы по вопросам формирования территориальных комиссий
и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов
территориальных комиссий, сведения о численности избирателей, участников референдума в обязательном порядке направляются почтой или нарочным.

4.8. Для передачи исходящего документа по каналам связи ГАС «Выборы», средствами электронной почты ПИ «Дело» или электронной почтой сети Интернет отправляемый документ оформляется в соответствии с требованиями Инструкции.

При регистрации документа в ПИ «Дело» текст документа в формате MS Word® или MS Excel® или электронный образ документа в формате pdf (при наличии сканирующего устройства) присоединяется к регистрационной карточке и осуществляется его отправка.

4.9. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса оформляется подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов. На телеграф передаются подлинник с одним экземпляром списка рассылки и копия телеграммы, которая с отметкой о передаче телеграммы возвращается в территориальную комиссию и вместе со вторым экземпляром списка рассылки подшивается в дело.

4.10. При отправке письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывается председателем, в его отсутствие – заместителем председателя или иным членом территориальной комиссии, исполняющим обязанности председателя территориальной комиссии. После регистрации письмо тиражируется в необходимом количестве и отправляется.

Если письмо или телеграмма направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

4.11. Отправка документов производится ежедневно в часы работы территориальной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем территориальной комиссии либо определяется решением территориальной комиссии.

4.12. Документы с отметкой о срочности доставки «Весьма срочно» и «Срочно» оформляются незамедлительно, отправляются по каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты ПИ «Дело», каналам факсимильной связи, сети Интернет или нарочным.

4.13. Документы без отметок о срочности оформляются по мере поступления и отправляются по каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты ПИ «Дело» в день регистрации.

4.14. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи заказными письмами.

4.15. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов.

4.16. Исходящие документы, оформленные с нарушением требований настоящего Порядка, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

4.17. Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии.

5. Особенности работы с обращениями граждан

5.1. Организация работы с обращениями граждан осуществляется
в соответствии с разделом 2 Порядка с учетом особенностей, указанных в данном разделе.

5.2. Письменные обращения граждан (далее – обращения), поступившие в территориальную комиссию, регистрируются с использованием регистрационных форм отдельно от других видов документов в день поступления в территориальную комиссию.

5.3. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.

Обращения, содержащие в адресной части пометку «Лично», рассматриваются в общем порядке в соответствии с Порядком.

При регистрации повторных обращений им присваивается
очередной регистрационный номер, в регистрационной форме делается отметка «Повторно».

Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации в регистрационной форме ставится отметка «Коллективное».

5.4. Регистрационный штамп, состоящий из индекса дела по номенклатуре дел и, через косую черту, порядкового номера обращения, а также даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте.

Нумерация поступивших обращений осуществляется в пределах календарного года.

5.5. Зарегистрированные обращения рассматриваются председателем территориальной комиссии, затем после перенесения указания по исполнению документа в регистрационные формы передаются исполнителям под подпись.

5.6. Обращения, адресованные членам территориальной комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются председателю территориальной комиссии, затем после перенесения указания по исполнению документа в регистрационные формы передаются исполнителям под подпись.

Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя территориальной комиссии в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2010 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

5.7. Обращения, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции территориальной комиссии, докладываются председателю территориальной комиссии и по его указанию по исполнению документа в течение трех календарных дней со дня регистрации направляются с сопроводительным письмом за его подписью в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращения, о переадресации обращений. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения.

Если решение поставленных в обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение трех календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

5.8. Запрещается направлять обращение на рассмотрение
в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».

5.9. Если в соответствии с запретом, указанным в подразделе 5.8 Порядка, невозможно направить обращение на рассмотрение
в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие в установленном порядке в суде.

5.10. Обращения, поступившие в территориальную комиссию, рассматриваются в сроки, установленные подразделами 8.5 и 8.6 Порядка.

В период подготовки и проведения выборов и референдумов сроки исполнения обращений устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах.

Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее чем за три дня до истечения срока подготовки ответа представляет на имя председателя территориальной комиссии докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ
в установленный срок. Максимальное продление срока исполнения обращения составляет 30 календарных дней.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

5.11. В случае поступления в территориальную комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.

5.12. Обращение, в котором не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, рассматривается в общем порядке, но ответ на обращение не дается. Такое обращение списывается в дело председателем территориальной комиссии. В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение
в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение трех календарных дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

5.13. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается
о недопустимости злоупотребления правом.

5.14. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение трех календарных дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

5.15. Если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.

5.16. Обращения, поступившие на официальный почтовый ящик территориальной комиссии в сети Интернет, регистрируются с использованием регистрационных форм и рассматриваются в установленном порядке. Ответы на такие обращения направляются по почтовым или электронным адресам, указанным в обращениях.

5.17. Личный прием граждан ведется председателем (заместителем председателя, секретарем, членами) территориальной комиссии по предварительной записи по графику, утвержденному председателем территориальной комиссии.

Информация о порядке приема граждан размещается на информационном стенде территориальной комиссии.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Ведение личного приема граждан может сопровождаться аудио- и видеозаписью, о чем граждане уведомляются до начала приема.

5.18. Во время приема граждан ведется журнал учета, в который вносятся данные о гражданине, краткое содержание обращения, результат его рассмотрения, а также должность и фамилия лица, проводящего прием.

Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале учета. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны. Информация о поведении гражданина отражается в журнале учета.

5.19. Переданные на приеме обращения регистрируются
с использованием регистрационных форм и рассматриваются в порядке, установленном настоящим разделом.

6. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов,
рассматриваемых на заседаниях территориальной комиссии

6.1. Формирование проекта повестки дня заседания территориальной комиссии.

6.1.1. Проект повестки дня заседания территориальной комиссии формируется председателем (секретарем) территориальной комиссии в сроки, установленные регламентом территориальной комиссии, на основании планов работы и решений территориальной комиссии, поручений председателя территориальной комиссии, поступивших документов и подписывается председателем (секретарем) территориальной комиссии.

6.1.2. Члены территориальной комиссии вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планами работы и решениями территориальной комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.

Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания территориальной комиссии при письменном обращении члена территориальной комиссии, по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя председателя территориальной комиссии, в котором указывается название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта решения и материалов к нему секретарю территориальной комиссии.

6.1.3. Подписанный председателем территориальной комиссии проект повестки дня заседания территориальной комиссии тиражируется для рассылки членам территориальной комиссии.

6.1.4. Членам территориальной комиссии с правом решающего голоса, членам территориальной комиссии с правом совещательного голоса и представителям политических партий проект повестки дня заседания территориальной комиссии может быть разослан на указанные ими электронные почтовые адреса в сети Интернет.

Проект повестки дня заседания территориальной комиссии размещается на официальном сайте территориальной комиссии.

6.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания территориальной комиссии.

6.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания территориальной комиссии, готовятся членами территориальной комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности, с привлечением, в случае необходимости, других специалистов.

6.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект решения с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании территориальной комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании территориальной комиссии, при необходимости – пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

6.2.3. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании территориальной комиссии, визируются членом территориальной комиссии, ответственным за подготовку документа.

Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности территориальной комиссии, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером территориальной комиссии (в случае, если территориальная комиссия имеет статус юридического лица).

Визы проставляются в конце текста проекта решения либо на оборотной стороне первого листа проекта документа.

6.2.4. Проекты документов для визирования должны представляться в сроки, установленные председателем территориальной комиссии.

6.2.5. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения, так и в приложениях к нему.

6.2.6. После просмотра, а в необходимых случаях – внесения поправок, председатель (секретарь) территориальной комиссии на подготовленных и оформленных для рассмотрения на заседании проектах документов делает отметку «На заседание», ставит подпись и дату и передает весь комплект документов для тиражирования ответственному за подготовку заседания.

6.2.7. Ответственный за подготовку заседания комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания территориальной комиссии и раздает их членам территориальной комиссии в срок, установленный регламентом территориальной комиссии.

Если член территориальной комиссии находится в отпуске, командировке или отсутствует по болезни, предназначенная для него папка с документами остается до его возвращения у ответственного за подготовку заседания.

Членам территориальной комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий материалы могут передаваться на указанные ими электронные почтовые адреса в сети Интернет и перед началом заседания, а лицам, приглашенным на заседание, материалы по вопросу, на который они приглашены, передаются перед началом заседания.

6.2.8. Перед началом заседания ответственный за подготовку заседания регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю и секретарю территориальной комиссии.

6.2.9. На заседании территориальной комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись). В случае производства аудио- или (видео) записи члены территориальной комиссии и приглашенные уведомляются об этом до объявления повестки дня заседания.

6.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании территориальной комиссии.

6.3.1. Документы, рассмотренные на заседании территориальной комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.

6.3.2. Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания.

6.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия территориальной комиссией решения о необходимости контроля за выполнением решения его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

6.3.4. Документ, подлежащий подписанию (включая приложения), визируется членом территориальной комиссии, ответственным за его подготовку.

Документы (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности территориальной комиссии, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются бухгалтером территориальной комиссии (в случае, если территориальная комиссия имеет статус юридического лица).

Визы проставляются на оборотной стороне первого листа документа (распоряжения, решения, приложения) по установленной форме (приложение № 6).

6.3.5. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых
к решению документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте, а также проставляет визу на оборотной стороне каждого листа решения и приложений к нему.

6.3.6. Если вопросы, содержащиеся в решении территориальной комиссии, касаются деятельности одной или нескольких сторонних организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указывается наименование организации, должность, инициалы и фамилия должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись.

Согласование может оформляться на последнем листе решения территориальной комиссии.

6.3.7. Решение подписывается председателем и секретарем территориальной комиссии.

Если на заседании территориальной комиссии председательствовал заместитель председателя территориальной комиссии, секретарь территориальной комиссии или один из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря территориальной комиссии осуществлял один из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на решении оформляются следующим образом:

«Заместитель председателя территориальной комиссии» – в случае временного отсутствия председателя территориальной комиссии;

«Исполняющий обязанности председателя территориальной комиссии» – в случае временного отсутствия заместителя председателя территориальной комиссии при наличии решения территориальной комиссии о возложении на секретаря территориальной комиссии либо одного из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя территориальной комиссии;

«Исполняющий обязанности секретаря территориальной комиссии» – в случае наличия распоряжения председателя территориальной комиссии или исполняющего обязанности председателя территориальной комиссии о возложении на одного из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря территориальной комиссии либо при наличии решения территориальной комиссии о возложении на одного из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря территориальной комиссии.

6.3.8. После подписания решения территориальной комиссии регистрируются уполномоченным лицом с использованием регистрационной формы. На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.

6.3.9. Решения нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года.

6.3.10. Указанные выше реквизиты вносятся в регистрационную форму.

6.3.11. Решения тиражируются в необходимом количестве для рассылки. На каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя территориальной комиссии и секретаря территориальной комиссии (без воспроизведения подписей).

6.3.12. Копия решения территориальной комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в территориальную комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании территориальной комиссии.

6.4. Оформление протокола заседания территориальной комиссии.

6.4.1. Протокол заседания территориальной комиссии оформляется на бланке в трехдневный срок.

6.4.2. Протокол заседания может оформляться в полной или краткой форме.

6.4.3. Текст протокола заседания территориальной комиссии состоит из двух частей – вводной и основной.

6.4.4. В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя территориальной комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя (заместителей) председателя территориальной комиссии, секретаря территориальной комиссии и членов территориальной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса и лиц, приглашенных на заседание, в алфавитном порядке.

6.4.5. Повестка дня включается в вводную часть протокола и состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании,
и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

6.4.6. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки
в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».

В части «ВЫСТУПИЛИ» перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса (по решению председательствующего) излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст выступления прилагается».

В части «РЕШИЛИ» отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего решения.

6.4.7. Протокол заседания подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем территориальной комиссии (или членом территориальной комиссии, исполнявшим обязанности секретаря территориальной комиссии).

6.4.8. После подписания протоколы регистрируются в программе ПИ «Дело» с использованием регистрационных форм. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года.

6.4.9. Протоколы заседаний территориальной комиссии, приобщенные к ним решения вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов территориальной комиссии хранятся у председателя (секретаря) территориальной комиссии, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Порядка, передаются в архив.

7. Оформление распоряжений председателя территориальной комиссии по основной деятельности

7.1. Распоряжение председателя территориальной комиссии по основной деятельности (далее – распоряжение) оформляется на бланке установленной формы (приложение № 4).

7.2. Проекты распоряжений председателя территориальной комиссии готовятся по поручению председателя территориальной комиссии либо самостоятельно председателем комиссии.

7.3. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей и должен иметь заголовок.

7.4. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то
в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

7.5. В распорядительной части содержатся перечисление предписываемых действий, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

7.6. Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается
в тексте распоряжения.

7.7. В последнем пункте распорядительной части, при необходимости, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

7.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

7.9. Если в распоряжении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности территориальной комиссии, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, то оно визируется у бухгалтера (в случае, если территориальная комиссия имеет статус юридического лица).

Визы проставляются на оборотной стороне первого листа документа по установленной форме (приложение № 6).

7.10. После подписания распоряжения регистрируются председателем (секретарем или системным администратором территориальной комиссии, ответственным за ведение делопроизводства) территориальной комиссии с использованием регистрационной формы и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения.

7.11. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляется индекс «р».

7.12. Копии распоряжений заверяются печатью.

8. Контроль исполнения документов и поручений

8.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России, Избирательной комиссии Свердловской области, в решениях территориальной комиссии;

поручения, содержащиеся в распоряжениях председателя территориальной комиссии;

письменные поручения председателя территориальной комиссии;

входящие документы, в том числе письменные обращения граждан, указанные в Перечне подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (приложение № 7), в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) территориальной комиссии;

исходящие документы, требующие ответа;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний территориальной комиссии;

планы мероприятий.

8.2. Контроль исполнения документов, указанных в подразделе 8.1 Порядка (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель (секретарь) территориальной комиссии.

8.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы территориальной комиссии, осуществляют члены территориальной комиссии, ответственные за подготовку данных документов.

8.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в решениях территориальной комиссии, распоряжениях председателя территориальной комиссии, письменных поручений председателя (заместителя председателя, секретаря) территориальной комиссии определяются этими документами.

8.5. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных подразделом 8.6 настоящего раздела.

Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день.

8.6. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией либо гражданином, направившими документ, или сроков, установленных Федеральным законом от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» .

Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, кампании референдума исполняются в сроки, установленные Федеральным законом «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».

8.7. Ответственность за своевременное и полное внесение в регистрационную форму сроков исполнения документов и информации о состоянии исполнения документов, контроль сроков исполнения документов возлагаются на системного администратора территориальной комиссии, ответственного за ведение делопроизводства.

8.8. В планах мероприятий, утвержденных решениями территориальной комиссии, распоряжениями председателя территориальной комиссии, контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов. Сведения о ходе и состоянии их исполнения заносятся в регистрационную форму.

8.9. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный за исполнение не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляет на имя председателя территориальной комиссии докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.

8.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам.

8.11. Основаниями для снятия документа с контроля являются:

докладная записка о снятии документа (или отдельных его пунктов)
с контроля или об исполнении документа на имя председателя территориальной комиссии, подготовленная ответственным за исполнение с отметкой («Согласен», «Рассмотрел», «Принято») председателя территориальной комиссии о принятии исполнения;

решение территориальной комиссии, распоряжение председателя территориальной комиссии по результатам исполнения документа;

ответ на входящий документ;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

8.12. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения территориальной комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости территориальная комиссия информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием территориальной комиссии о результатах исполнения;

если на нем не стоит отметка председателя территориальной комиссии о принятии исполнения.

9. Изготовление и использование печатей и штампов

9.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, проставления отметок о получении, регистрации документов в территориальной комиссии используются гербовые и другие печати и штампы.

9.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию председателя территориальной комиссии либо в соответствии с решением Избирательной комиссии Свердловской области.

9.3. Гербовая печать территориальной комиссии проставляется на финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, актах, государственных контрактах и в других предусмотренных законодательством случаях.

9.4. Гербовая печать также проставляется на рассылаемых копиях решений территориальной комиссии, распоряжений председателя территориальной комиссии, на пакетах при отправке документов, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей.

9.5. Печати и штампы подлежат регистрации в отдельном журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы выдаются под подпись в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется пометка «Для служебного пользования», его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

9.6. Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых
и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

9.7. Председатель территориальной комиссии осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов.

Сверка наличия печатей и штампов осуществляется председателем территориальной комиссии один раз в год.

9.8. Пришедшие в негодность печати и штампы уничтожаются, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов ставится соответствующая отметка.

Уничтожение производится после утверждения акта председателем территориальной комиссии. Металлические печати уничтожаются путем полного спиливания текста или опиливания двумя перекрестными линиями, каучуковые печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются.

10. Формирование дел и передача их в архив

10.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы территориальной комиссии.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться регламентом территориальной комиссии, Примерной номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии, порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и Избирательной комиссией Свердловской области, номенклатурами дел территориальной комиссии за предшествующие годы.

При подготовке номенклатуры дел необходимо учитывать характер выборов, проводимых в предстоящем году.

Номенклатура дел территориальной комиссии на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается председателем территориальной комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение № 8).

Номенклатура дел территориальной комиссии согласовывается с ЭПК Управления архивами Свердловской области.

В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на статью Примерной номенклатуры дел.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

10.2. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование и текущее хранение дел в территориальной комиссии.

Законченные делопроизводством документы оформляются
в соответствии с требованиями настоящего Порядка и списываются председателем территориальной комиссии в дело. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись председателя территориальной комиссии, указывается номер дела по номенклатуре и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В регистрационную форму вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.

Исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле
до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Нормативные и организационно-распорядительные документы
с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и по хронологии.

Протоколы заседаний территориальной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию территориальной комиссии помещаются после соответствующего протокола.

Положения, порядки, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе
с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В деле «Переписка» исходящий (ответный) документ помещается после входящего. При возобновлении переписки по вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются
в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года – вверху, первым.

Дела с момента их заведения и до передачи в архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся у председателя (секретаря) территориальной комиссии.

Протоколы заседаний, решения территориальной комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры решений с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании территориальной комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), до передачи в архив находятся у председателя (секретаря) территориальной комиссии.

За сохранность документов и дел ответственность несет председатель территориальной комиссии.

Дела должны находиться в рабочей комнате или в специально отведенном для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На корешках обложек дела указываются индексы дел по
номенклатуре дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия
и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене председателя территориальной комиссии.

Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел
с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются
в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

10.3. Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности территориальной комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел
к передаче в архив.

Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, решением территориальной комиссии или распоряжением председателя территориальной комиссии создается экспертная комиссия (далее – ЭК).

В ее функции входит рассмотрение и одобрение номенклатуры дел территориальной комиссии.

В состав ЭК включаются члены территориальной комиссии, по согласованию – работники муниципального архива.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению по акту.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства ежегодно составляются сводные описи дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения (приложения № 9, 10) а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение № 11).

Описи дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел рассматриваются на ЭК
и утверждаются председателем территориальной комиссии.

Описи дел постоянного хранения подлежат утверждению экспертно-проверочной комиссией государственного архива Свердловской области.

При уничтожении документов со сроком хранения
«До минования надобности», «1 год», «3 года», «5 лет» составляется акт, который подписывается не менее чем двумя членами территориальной комиссии и утверждается председателем территориальной комиссии без рассмотрения на ЭК.

Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению
в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

10.4. Оформление дел.

Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела (приложение № 12), листа-заверителя дела (приложение № 13), оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Обложка дела оформляется по установленной форме
(приложение № 14). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.

На обложке дела указываются следующие реквизиты: название территориальной комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

название территориальной комиссии указывается в соответствии с регламентом территориальной комиссии. При изменении названия территориальной комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому названию приписывается новое;

делопроизводственный номер (индекс) дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел
(в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

дата дела – на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата – это дата самого раннего, а конечная дата – дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих
и исходящих документов (в случае их отсутствия – даты регистрации документов), и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: «Постоянно».

Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется в архиве.

На корешке дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов
в деле.

Сложенный лист большого формата (А2, А3) разворачивается
и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями) нумеруется как один лист.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

В делах постоянного хранения для учета и поиска документов
в начале дела может помещаться внутренняя опись (приложение № 12).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение № 13).

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.

10.5. Передача дел в архив.

Передача дел постоянного хранения в архив осуществляется поединично по утвержденным ЭК описям дел постоянного хранения.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (приложение № 15).

При передаче дел на всех экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе «Примечание» ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами
и прописью количество фактически принятых (переданных) в архив дел, инициалы и фамилии лиц, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.

При приеме дел в архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Порядком, возвращаются в территориальную комиссию с указанием недостатков для их устранения.

10.6. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы».

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажном носителе.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном для документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утвержденного председателем территориальной комиссии, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Электронные документы постоянного хранения передаются на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов.

11. Ответственность

11.1. Члены территориальной комиссии и гражданские служащие аппарата территориальной комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований Порядка, сохранность находящихся у них документов.

11.2. Ответственность за организацию делопроизводства в территориальной комиссии, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований Инструкции несет председатель территориальной комиссии.

Приложение № 1
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

Форма регистрационной карточки

Лицевая сторона:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент
Дата получения | Входящий № | Дата документа | № документа
Количество листов основного документа | Количество листов приложения | Количество экземпляров
Краткое содержание
Указание по исполнению документа
Исполнитель (указывается фамилия и инициалы)

Оборотная сторона:

Ход исполнения
№ дела

Приложение № 2
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

#

# ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

2. Учебные программы, планы.

3. Рекламные извещения, плакаты (за исключением агитационных).

4. Поздравительные письма и телеграммы.

5. Пригласительные билеты.

6. Бухгалтерские документы.

7. Печатные издания.

8. Оперативная информация, поступающая по каналам связи ГАС «Выборы».

Приложение № 3
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

АКТ

Мы, нижеподписавшиеся ___________________________________

__________________________________________________________________, составили акт о том, что «______» _____________________ 20___ г. при вскрытии пакета ____________________________________________________

в нем не оказалось __________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Подписи: _________________

__________________

Приложение № 4
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

Формы бланков, используемых в территориальной

избирательной комиссии

##

## НИЖНЕРЕЧЕНСКАЯ РАЙОННАЯ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ул.Строителей, 25, г.Нижнереченск, Нижнереченский район, 231081, тел. (299)5-41-56, факс: (299) 5-41-5 e-mail:___

____________________ № __________ Председателю

На № __________ от _______________ избирательной комиссии….

________________________

(адресат)

О получении бланков

(заголовок)

Т е к с т

Председатель __________________ ______________________

(подпись) (инициалы, фамилия)

И.И.Иванов

(888) 224-15-88

(Образец оформления бланка письма)

## НИЖНЕРЕЧЕНСКАЯ РАЙОННАЯ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ул.Строителей, 25, г.Нижнереченск, Нижнереченский район, 231081, тел. (299)5-41-56, факс: (299) 5-41-5 e-mail:___

ПОВЕСТКА ЗАСЕДАНИЯ № ____

Дата: 11 мая 2012 г.

Место проведения: кабинет № 21 администрации

Время проведения: 16.00 - 17.15 час

1.16.00-16.15 О плане работы Нижнереченской районной избирательной комиссии на период подготовки и проведения выборов.

Докладчик: Иванов В.А., председатель комиссии.

Вопрос готовят: Петрова А.А., секретарь комиссии, Сидоров В.Д., член комиссии.

2.16.15-16.30 Об утверждении сметы расходов Нижнереченской избирательной комиссии на подготовку и проведение повторных выборов.

Докладчик: Иванов В.А., председатель комиссии,

Вопрос готовят: Полев А.В., заместитель председателя комиссии, Марьина Г.В., бухгалтер комиссии.

3.16.45-17.00 Разное (информация о принятых постановлениях Избирательной комиссии Свердловской области, информация о ходе формирования участковых избирательных комиссий, информация о потребности дополнительного технологического оборудования для участковых избирательных комиссий и т. д.).

Председатель (подпись) А.А. Петрова

(Образец оформления и использования общего бланка)

## НИЖНЕРЕЧЕНСКАЯ РАЙОННАЯ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

ул.Строителей, 25, г.Нижнереченск, Нижнереченский район, 231081, тел. (299)5-41-56, факс: (299) 5-41-5 e-mail:___

____________________ № __________ Председателю

На № __________ от __________ избирательной комиссии….

________________________

(адресат)

Ответ на запрос

по жалобе Иванова В.П.

(заголовок)

Т е к с т

__________________ ______________________

(подпись) (инициалы, фамилия)

(Образец оформления письма председателя)

НИЖНЕРЕЧЕНСКАЯ РАЙОННАЯ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

### РАСПОРЯЖЕНИЕ

_________________ 201__ г. |  | № ____

г. Нижнереченск

(заголовок)

Во исполнение постановления Избирательной комиссии Свердловской области….. (основание)

1. Утвердить______________________________________

2. ____________________________________________

Председатель

Нижнереченской районной

территориальной избирательной

комиссии _________________ _____________

(подпись) (расшифровка подписи)

Визы

(Образец оформления распоряжения)

НИЖНЕРЕЧЕНСКАЯ РАЙОННАЯ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

РЕШЕНИЕ

_________________ 201__ г. |  | № ____

г. Нижнереченск

О …..

(заголовок)

Заслушав и обсудив информацию члена комиссии Иванова В.В. Нижнереченская территориальная избирательная комиссия р е ш и л а:

1. Одобрить _______________________________________.

2. Направить ______________________________________.

3. Контроль исполнения возложить на _________________.

Председатель комиссии ___________________ _________________________

(подпись) (инициалы, фамилия)

Секретарь комиссии __________________ _________________________

(подпись) (инициалы, фамилия)

(Образец оформления решения)

НИЖНЕРЕЧЕНСКАЯ РАЙОННАЯ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

_________________ 201__ г. |  | № ____

г. Нижнереченск

Место проведения: кабинет № 21 администрации

Время проведения: 16.00 - 17.15 час

Председательствовал: Иванов В.А., председатель Нижнереченской районной избирательной комиссии.

Присутствовали: Полев А.В., заместитель председателя комиссии, Петрова А.А., секретарь комиссии.

Члены комиссии с правом решающего голоса: Архипова А.О., Волкова А.И, Николаев Н.И, Соколов И.М., Сергеев В.В., Федоров В.П.

(отсутствовали: Николаев В.Д.).

Члены комиссии с правом совещательного голоса: Балин А.А., Кошелев И.И., Окулова И.А., Ярин И.П.

Представители органов местного самоуправления: Александров П.П., заместитель главы администрации, Зырянова В.В. председатель районной Думы.

Приглашены: Лебедев В.И., руководитель регистрационной службы района, Соболев В.А., заместитель командира воинской части 2003, Качин А.Ю., системный администратор, Марьина Г.В., бухгалтер комиссии.

Предлагается следующая повестка дня:

1.16.00-16.15 О плане работы Нижнереченской районной избирательной комиссии на период подготовки и проведения выборов.

Докладчик: Иванов В.А., председатель комиссии.

Вопрос подготовили: Петрова А.А., секретарь комиссии, Соколов И.М., член комиссии.

2. 16.15-16.30 Об утверждении сметы расходов Нижнереченской районной избирательной комиссии на подготовку и проведение повторных выборов.

Докладчик: Иванов В.А., председатель комиссии,

Вопрос подготовили: Полев А.В., заместитель председателя комиссии, Марьина Г.В., бухгалтер комиссии.

3.16.30-16.45 О порядке и сроках составления списков избирателей.

Докладчик: Петрова А.А., секретарь комиссии.

Выступает: Александров П.П., зам. главы администрации

Вопрос подготовила: Петрова А.А., секретарь комиссии.

4. 16.45-17.00 Об использовании Государственной автоматизированной системы “Выборы” в период подготовки и проведения выборов.

Докладчик: Полев А.В., заместитель председателя комиссии.

Вопрос подготовили: Полев А.В., заместитель председателя комиссии и Качин А.Ю. системный администратор.

5.17.00-17.15 О разном:

- информация о принятых постановлениях Избирательной комиссии Свердловской области;

- информация о ходе формирования участковых избирательных комиссий;

- информация о потребности дополнительного технологического оборудования для участковых избирательных комиссий;

- информация об очередном заседании комиссии, планируемом на 20.05.2012 г.

Повестка дня утверждается (голосовали: за-9, против-нет).

1.СЛУШАЛИ:

О плане работы Нижнереченской районной избирательной комиссии на период подготовки и проведения выборов председателя комиссии, Иванова В.А., который пояснил, что план работы составлен не только с учетом календарных сроков подготовки и проведения выборов, но и с учетом правового, организационно-методического обеспечения работы участковых избирательных комиссий, публикации основных решений комиссии, освещения основных предвыборных мероприятий в средствах массовой информации и т.д.

ВЫСТУПИЛИ:

Архипова А.О., член комиссии с правом решающего голоса, которая отметила, что необходимо внести в план работы мероприятия по обучению секретарей участковых комиссий основам делопроизводства;

Балин А.А., член комиссии с правом совещательного голоса предложил внести план работы участие членов комиссии с правом совещательного голоса в отдельных мероприятиях.

Члены комиссии согласились с предложением Балина А.А., в проект плана внесены соответствующие изменения.

РЕШИЛИ: решение № 1 принято (голосовали: за-9, против - нет), прилагается.

Выступления по данному вопросу на (при наличии записи указать соответствующий носитель информации: имя файла, номер CD диска, флеш-карты и т.д.).

2. СЛУШАЛИ:

Об утверждении сметы расходов Нижнереченской районной избирательной комиссии на подготовку и проведение повторных выборов Иванова В.А., председателя комиссии, который проинформировал, что в декабре прошлого года были составлены предварительные расчеты о необходимых денежных средствах для подготовки и проведения выборов, районная Дума рассмотрела этот вопрос и включила отдельной строкой в бюджете на 2012 год денежные средства на подготовку и проведение выборов в сумме 1180 тыс. рублей. Представленный проект сметы расходов составлен с учетом выделяемой суммы.

ВЫСТУПИЛИ:

Марьина Г.В., бухгалтер комиссии, которая проинформировала о том, какие нормы и нормативы использовались при составлении проекта сметы расходов;

Федоров В.П., член комиссии с правом решающего голоса отметил, что на статью “транспортные услуги” выделено недостаточное количество денежных средств, так как не учтены транспортные услуги в период оборудования избирательных участков.

РЕШИЛИ: решение № 2 принято (голосовали за-9, против- нет), прилагается.

Выступления по данному вопросу на (при наличии записи указать соответствующий носитель информации: имя файла, номер CD диска, флеш-карты и т.д.).

3.СЛУШАЛИ:

О порядке и сроках составления списков избирателей, Петрову А.А., секретаря комиссии, которая проинформировала, что на следующей неделе комиссия должна получить от районной администрации данные о численности избирателей и приступить к изготовлению списков избирателей.

ВЫСТУПИЛИ:

Александров П.П., зам. главы администрации, который проинформировал, что данные в основном готовы, осталось уточнить последние моменты. 18 мая 2012 года данные будут переданы в комиссию.

Качин А.Ю., системный администратор отметил, что для распечатки списков избирателей потребуется 2 сменных картриджа и 5 пачек бумаги размером А-3, поэтому необходимые материалы должны быть приготовлены уже ко вторнику.

РЕШИЛИ: решение № 3 принято (голосовали: за -9, против - нет), прилагается.

Выступления по данному вопросу на (при наличии записи указать соответствующий носитель информации: имя файла, номер CD диска, флеш-карты и т.д.).

4.СЛУШАЛИ:

Об использовании Государственной автоматизированной системы “Выборы” в период подготовки и проведения выборов Полева А.В., заместителя председателя комиссии, который доложил о готовности её использования (информация прилагается).

В обсуждении данного вопроса приняли участие члены комиссии: (перечислить).

РЕШИЛИ: решение № 4 принято (голосовали: за- 9, против - нет), прилагается.

Выступления по данному вопросу на (при наличии записи указать соответствующий носитель информации: имя файла, номер CD диска, флеш-карты и т.д.).

5. СЛУШАЛИ о разном:

- информацию о принятых в феврале 2012 года постановлениях Избирательной комиссии Свердловской области;

- информацию о ходе формирования участковых избирательных комиссий;

- информацию о потребности дополнительного технологического оборудования для участковых избирательных комиссий (дополнительно необходимо изготовить взамен испорченных 8 стационарных ящиков для голосования и 15 переносных);

Заседание комиссии закрыто в 17.15 час.

Председатель комиссии В.А. Иванов

Секретарь комиссии А.А. Петрова

НИЖНЕРЕЧЕНСКАЯ РАЙОННАЯ

ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ

________________ 201__ г. |  | № ____

г. Нижнереченск

Место проведения: кабинет № 21 администрации

Время проведения: 16.00 - 17.15 час

Председательствовал: Иванов В.А., председатель Нижнереченской районной избирательной комиссии.

Присутствовали: Полев А.В., заместитель председателя комиссии, Петрова А.А., секретарь комиссии.

Члены комиссии с правом решающего голоса: Архипова А.О., Волкова А.И, Николаев Н.И, Соколов И.М., Сергеев В.В., Федоров В.П.

(отсутствовали: Николаев В.Д.).

Члены комиссии с правом совещательного голоса: Балин А.А., Кошелев И.И., Окулова И.А., Ярин И.П.

Представители органов местного самоуправления: Александров П.П., заместитель главы администрации, Зырянова В.В. председатель районной Думы.

Приглашены: Лебедев В.И., руководитель регистрационной службы района, Соболев В.А., заместитель командира воинской части 2003, Качин А.Ю., системный администратор, Марьина Г.В., бухгалтер комиссии.

Предлагается следующая повестка дня:

3. 16.30-16.45 О порядке и сроках составления списков избирателей.

Докладчик: Петрова А.А., секретарь комиссии.

Выступает: Александров П.П., зам. главы администрации

Вопрос подготовила: Петрова А.А., секретарь комиссии.

Повестка дня утверждается (голосовали: за-9, против-нет).

3.СЛУШАЛИ:

О порядке и сроках составления списков избирателей, Петрову А.А., секретаря комиссии, которая проинформировала, что на следующей неделе комиссия должна получить от районной администрации данные о численности избирателей и приступить к изготовлению списков избирателей.

ВЫСТУПИЛИ:

Александров П.П., зам. главы администрации, который проинформировал, что данные в основном готовы, осталось уточнить последние моменты. 18 мая 2012 года данные будут переданы в комиссию.

Качин А.Ю., системный администратор отметил, что для распечатки списков избирателей потребуется 2 сменных картриджа и 5 пачек бумаги размером А-3, поэтому необходимые материалы должны быть приготовлены уже ко вторнику.

РЕШИЛИ: решение № 3 принято (голосовали: за -9, против - нет), прилагается.

Выступления по данному вопросу на (при наличии записи указать соответствующий носитель информации: имя файла, номер CD диска, флеш-карты и т.д.).

Председатель комиссии В.А. Иванов

Секретарь комиссии А.А. Петрова

(Образец оформления выписки из протокола)

Приложение № 5
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

Требования к документам, изготовляемым с помощью
печатающих устройств, и к файлам текстовых документов

1. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через 1 межстрочный интервал.

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала.

2. Название вида документа печатается прописными буквами.

3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается продлевать его до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

4. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатается
на уровне последней строки наименования должности с использованием клавиши Пробел между инициалами и фамилией.

5. Создание, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового процессора
MS Word. Внедрение электронных таблиц, созданных в табличных процессорах, в документы MS Word не допускается. Допускается, при необходимости, создание, форматирование и вывод на печать таблиц посредством табличного процессора MS Excel.

6. При форматировании документов обязательно работать с включенной кнопкой ¶, чтобы видеть на экране все служебные символы.

7. При форматировании текста документов используется стиль, который имеет следующие параметры:

· Шрифт TimesNewRoman

· Размер 14 пунктов

· Отступ слева 0 см

справа 0 см

· Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

· Межстрочный интервал полуторный

· Первая строка отступ на 1,25 см

· Выравнивание по ширине

8. При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:

таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается
по центру документа;

таблица выравнивается по центру листа;

заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки;

данные в ячейках таблицы выравниваются сверху по левому краю;

продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров столбцов);

строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком;

ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.

9. Размеры полей документа должны иметь следующие параметры:

· верхнее 2,0 см

· нижнее 2,0 см

· левое 3,0 см

· правое 1,5 см

От края до колонтитула:

· верхнего 1,25 см

· нижнего 1,25 см

10. При подготовке документов используют следующие реквизиты:

· наименование организации;

· наименование вида документа;

· ссылка на регистрационный номер и дату документа;

· место составления или издания документа;

· адресат;

· гриф утверждения документа;

· заголовок к тексту;

· текст документа;

· отметка о наличии приложения;

· подпись;

· гриф согласования документа;

· отметка об исполнителе;

· идентификатор электронной копии документа.

11. Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие
из нескольких строк, печатают со следующими параметрами:

· Шрифт TimesNewRoman

· Размер 14 пунктов

· Отступ слева 0 см

справа 0 см

· Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

· Межстрочный интервал одинарный

· Отступ первой строки нет

· Выравнивание по центру

12. Реквизит «Адресат» печатают со следующими параметрами:

· Шрифт TimesNewRoman

· Размер 14 пунктов

· Отступ слева 7 см

справа 0 см

· Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

· Межстрочный интервал одинарный

· Отступ первой строки нет

· Выравнивание по центру

Если составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Гриф согласования документа», «Отметка о наличии приложения» не умещаются на одной строке, то разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа «Разрыв строки» (комбинация клавиш Shift – Enter), например:

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Облархива

А.Н. Артизов

13. При оформлении документов на двух и более страницах вторая
и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания.

Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.

14. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.

15. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают
в отдельный файл (если приложения созданы одним процессором). Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.

16. Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца (¶ – клавиша Enter). В тексте
не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.

17. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела. Разделение инициалов
и фамилии делается с использованием неразделяемого пробела (сочетание клавиш Shift – Ctrl – Пробел).

18. Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, – и другие).

19. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, X, x, y).

20. Не допускается использование символа табуляции (→) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.

21. Не допускается использование символа «-» для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса
(комбинация клавиш Ctrl – «-»).

22. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.

23. Вместо буквы «Ё» должна употребляться буква «Е» (кроме имен собственных при наличии подтверждающих документов).

24. Реквизиты «Заголовок к тексту» должны быть выровнены по центру и каждый из них должен представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (комбинация клавиш Shift – Enter).

Приложение № 6
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

СОГЛАСОВАНИЕ

проекта распоряжения председателя Нижнереченской районной

территориальной избирательной комиссии

Должность | Фамилия, Инициалы | Замечания | Подпись, дата

СПИСОК РАССЫЛКИ:

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

Проект подготовил(и) Ф.И.О., должность ________________________________________________

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

С распоряжением ознакомлены:

_________________________ _________________________ __________________________

_________________________ _________________________ __________________________

_________________________ _________________________ __________________________

_________________________ _________________________ __________________________

_________________________ _________________________ __________________________

_________________________ _________________________ __________________________

_________________________ _________________________ __________________________

Приложение № 7
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

ПЕРЕЧЕНЬ

подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения

1. Федеральные конституционные законы, федеральные законы Российской Федерации – согласно указанному в них сроку.

2. Указы Президента Российской Федерации – согласно указанному в них сроку.

3. Распоряжения Президента Российской Федерации – согласно указанному в них сроку.

4. Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации – согласно указанному в них сроку.

5. Законы Свердловской области – согласно указанному в них сроку.

6. Постановления Законодательного Собрания Свердловской области– согласно указанному в них сроку.

7. Постановления, распоряжения Правительства Свердловской области– согласно указанному в них сроку.

8. Указы, распоряжения Губернатора Свердловской области– согласно указанному в них сроку.

9. Парламентские запросы Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации – не позднее чем через 15 календарных дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.

10. Запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации – не позднее чем через 30 календарных дней со дня его получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок.

11. Обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью, – безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов – не позднее чем через 30 календарных дней
со дня получения обращения).

12. Обращения депутатов Законодательного Собрания Свердловской области – в течение 10 дней (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее чем через 30 календарных дней
со дня получения обращения).

13. Письма из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, администрации субъекта Российской Федерации – в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя территориальной комиссии, если в них не указан срок, – не позднее чем через 30 календарных дней.

14. Протест прокурора – не позднее чем через 10 календарных дней.

15. Представление прокурора – не позднее чем через 30 календарных дней.

16. Обращения граждан по вопросам выборов и референдумов –
до 30 календарных дней, а поступившие в период избирательной кампании – в соответствии с Федеральным законом «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».

17. Пересылка обращений граждан, содержащих вопросы, решение которых не относится к компетенции территориальной комиссии, осуществляется в течение семи календарных дней.

18. Обращения средств массовой информации по вопросам предоставления информации – семь календарных дней. Если требуемые сведения не могут быть предоставлены в указанный срок, то допускается отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации с вручением в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации уведомления об отсрочке представителю редакции, в котором указываются причина отсрочки, дата, к которой будет предоставлена запрашиваемая информация, должностное лицо, установившее отсрочку, дата принятия решения об отсрочке.

19. Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающего обращение гражданина, – документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, предоставляются в течение 15 дней, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

Приложение № 8
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

Территориальная комиссия |  | УТВЕРЖДАЮ |

### НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

________________№__________

Председатель
территориальной комиссии

#### (место составления)

## Подпись

Дата

##

## Расшифровка подписи

На

______

год

##

##

##

Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание

1

### 2

3

4

5

Название раздела

###

###

Наименование должности составителя номенклатуры | Подпись | Расшифровка подписи
Дата |  |

ОДОБРЕНО Протокол ЭК | СОГЛАСОВАНО Протокол экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области
от |  | № |  | от |  | № |

Продолжение приложения № 8

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в |  | году в
территориальной комиссии |  |

По срокам хранения | Всего | В том числе
переходящих | с отметкой «ЭПК»
1 | 2 | 3 | 4

##### Постоянного

###

###

##### Временного (свыше 10 лет)

###

###

##### Временного (до 10 лет включительно)

###

###

##### ИТОГО:

###

###

Наименование должности составителя номенклатуры | Подпись | Расшифровка подписи
Дата |  |

Приложение № 9
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

Территориальная комиссия | УТВЕРЖДАЮ

### ФОНД №

###

###

# Председатель
территориальной комиссии

ОПИСЬ № |  |
дел постоянного хранения

За

год

## Подпись

## Расшифровка подписи

## Дата

№ п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Примечание
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6

В данный раздел описи внесено |
| (цифрами и прописью)
с № | ______________________ | по № | ____________________, в том числе:

литерные номера: |
пропущенные номера: |

Наименование должности составителя описи | Подпись | Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК | УТВЕРЖДЕНО Протокол экспертно-проверочной комиссии (наименование архивного учреждения)
от |  | № |  | от |  | № |

Приложение № 10
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

Территориальная комиссия | УТВЕРЖДАЮ

ФОНД №

# Председатель
территориальной комиссии

ОПИСЬ № |  |
дел временного (свыше 10 лет) хранения

За

год

## Подпись

## Расшифровка подписи

## Дата

№ п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Срок хранения | Примечание
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7

В данный раздел описи внесено |
| (цифрами и прописью)
с № | ______________________ | по № | _____________________, в том числе:

литерные номера: |
пропущенные номера: |

Наименование должности составителя описи | Подпись | Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК
от |  | № |

Приложение № 11
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

Территориальная комиссия | УТВЕРЖДАЮ

### АКТ

___________№_____________

__________________________

# Председатель
территориальной комиссии

#### (место составления)

## Подпись

## Расшифровка подписи

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

## Дата

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения и номенклатуры дел территориальной комиссии отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы.

№ п/п | Заголовок дела или групповой заголовок документов | Крайние даты | Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи | Кол-во ед. хр. | Сроки хранения и номера статей по перечню | Приме-чание
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7

Итого: |  | ед. хр. | за |  | годы
| (цифрами и прописью) |  |  |  |

Описи дел постоянного хранения за |  | годы утверждены и
согласованы с ЭК |
| (наименование архивного учреждения)
(протокол от | «__» |  | г. | № | _______________) |
_____________________________________________________________________________
(наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов)
| (подпись) |  | (инициалы, фамилия)

Дата

Продолжение приложения № 11

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК территориальной комиссии
от |  | № |

Документы в количестве |  | дел, томов |
весом |  | кг сданы в |  |
|  |  |  | (наименование организации) |
на переработку по приемосдаточной накладной от |  | № __ |
| (дата) |

Председатель (заместитель председателя, член ТИК), сдавший документы |  |
Дата | Подпись | Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены |

Председатель (заместитель председателя, член ТИК), сдавший документы |  |
Дата | Подпись | Расшифровка подписи

Приложение № 12
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

| документов дела № |  |
№ п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6

Итого: |  | документов
| (цифрами и прописью) |

# Количество листов внутренней описи

#

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела

## Подпись

## Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 13
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №

В дело подшито и пронумеровано ________________________________ листов(а),
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов | __________________________________________________
пропущенные номера листов | _______________________________________________
+ листов внутренней описи | ________________________________________________
Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов
1 | 2
Наименование должности | Подпись | Расшифровка подписи
Дата |  |  |

Приложение № 14
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

|  |  | Ф. | № |
|  |  | Оп. | № |
|  |  | Д. | № |
НАИМЕНОВАНИЕ АРХИВНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ДЕЛО № |  | Том № |
(заголовок дела)
| (крайние даты) |
|  | На ___________ листах |
|  | Хранить ___________ |
Ф. | № |  |
Оп. | № |  |
Д. | № |  |

Приложение № 15
к Порядку ведения делопроизводства
в территориальной избирательной комиссии

УТВЕРЖДАЮ

#### УТВЕРЖДАЮ

##### Председатель

территориальной комиссии

## подпись

Расшифровка подписи

#### (наименование должности

руководителя организации-приемщика)

## подпись

Расшифровка подписи

##### Дата

##### Печать

#####

##### Дата

##### Печать

##### АКТ №

##### приема-передачи архивных документов на хранение

(основание передачи) |
(название передаваемого фонда) |
| сдал, |
(наименование организации-сдатчика) |
| принял |
(наименование организации-приемщика) |
| документы названного фонда и научно-справочного аппарата к ним:

№ п/п | Название, номер описи | Количество экземпляров описи | Количество ед. хр. | Примечание
1 | 2 | 3 | 4 | 5

Итого принято |  | ед.хр.
Передачу произвели:
Должность | Подпись | Расшифровка | Должность | Подпись | Расшифровка
Дата |  |  | Дата |  |
Фонду присвоен № |  |  |  |
Изменения в учетные документы внесены |  |  |
Должность | Подпись | Расшифровка
Дата |  |